Satış Talebinden Nakit Girişine

Bu ticari işletme senaryosu, satış ve dağıtım alanındaki prosesleri yürütür. Senaryonun ana özellikleri aşağıdaki diyagramda gösterilmektedir.

ERP çözümü, “Satış talebinden nakite” ticari işletme senaryosunu desteklemek için gerekli olan entegre ticari işlevleri sunar:

- Teklif talebi / teklif işleme
- Siparişi işleme
- Çekme ve teslimat işleme
- Lojistik bilgi sisteminden (LBS) sipariş ve teslimat izleme
- Fatura işleme
- Müşteri ödemesi
- Şikayet ve müşteri iadeleri işlemesi

Ek olarak, kredi yönetimi ve satış verileri proseslerini desteklemek için işlevler sunulmuştur.

- Kredi kontrolü ve blokajı
- Kullanılabilir malzeme miktarı
- Alacak / Borç dekontları
- Otomatik fiyatlandırma
- Müşteri ana verileri

Farklı satış belgeleri (teklif talebi, teklif, müşteri siparişi) arasındaki kapsamlı kopyalama işlevleri , sipariş girişindeki hataları ve çift girişleri ortadan kaldırır. Tüm işlevler, SAP içinde mali muhasebe ve stok işlevleri ile gerçek zamanlı olarak entegre edilmiştir.

SAP sisteminin kullanılması satış prosesinin optimize edilmesi için önemli bir adımdır. Müşteri siparişi prosesi sırasında müşteri kredisi durumu, malzeme kullanılabilirliği ve otomatik fiyatlandırma için çevrimiçi kontroller, işletmenin müşteri ile ticari işlemlerinde hızlı ve doğru kararlar vermesine olanak sağlar. Her müşteri için özel olarak uyarlanabilen kalem önerisi işlevi, hızlı müşteri siparişi girişine olanak sağlar.

Müşteri siparişi ihtiyaçları, çekme ve sevkiyat için depo yerine otomatik olarak aktarılır. Müşteri siparişi, teslimat ve fatura ile durum raporları arasındaki tam izlenebilirlik, işletmenin müşteriyi, siparişinin kesin durumu hakkında kısa sürede bilgilendirmesine olanak tanır.

SAP içerisindeki “Satış talebinden nakite” senaryosu aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

Müşteri, malzemenin temin edilmesi için bir talepte bulunur. Satış sorumlusu malzeme ve teslimat ayrıntılarını bir teklif talebine girer. Bu talep, indirimler ve artırımlar da dahil olmak üzere, temel liste fiyatını veya müşteriye özgü fiyatlandırma koşulunu temel alan fiyatı içerir. Teklif talebi, müşterinin referans olarak kullanabileceği benzersiz bir numara ile saklanır. Gerekirse müşteriye göndermek için teklif talebinin bir çıktısı alınabilir. Teklif talebi belgesinin kullanılması işletmenin, sadece müşteri siparişlerini değil tüm teklif taleplerini izleyebilmesine olanak tanır.

Bazı durumlarda müşteri, teklif talebi yerine daha resmi bir teklif belgesi talep edebilir. Teklif talebiyle aynı bilgileri bulunduran ancak ticari koşullara ve şartlara ilişkin daha fazla bilgi içeren bir teklif belgesi oluşturulabilir. Gerekirse müşteriye gönderilmek üzere teklifin bir yazılı çıktısı alınabilir. Teklif, bağımsız bir belge olarak oluşturulabileceği gibi, mevcut bir müşteri teklif talebinden de kopyalanabilir.

Müşteri siparişi, müşteriye yapılacak tedarike ilişkin sözleşmeden doğan bir anlaşma belgesidir. Müşteri siparişi kalem ayrıntıları, kullanıcı tarafından doğrudan girilebileceği gibi mevcut bir teklif talebi veya tekliften de kopyalanabilir. Bir müşterinin benzer kalemleri rutin olarak sipariş ettiği durumlarda, kalem önerisi işlevinin kullanılması müşteri siparişi girişi prosesini hızlandırabilir.

Müşteri siparişi prosesi sırasında, aşağıdaki kontroller otomatik olarak yapılabilir:

- Müşteri kredisi kontrolü
- Malzeme kullanılabilirliği (kullanılabilir miktar)
- Otomatik fiyatlandırma (liste fiyatı veya müşteriye özgü)

ERP tarafından sunulan aşağıdaki altı müşteri siparişi türü işletmenin müşteri ile ticari işlemlerinde esneklik sağlar.

- Standart müşteri siparişi
- Acil müşteri siparişi
- Nakit müşteri siparişi
- Bedelsiz teslimat
- İhracat siparişi
- İhraç kaydıyla satış siparişi

Müşteri siparişi teyidinin yazılı çıktısı alınabilir. Bu sipariş türlerine ilişkin özellikler sonraki bir bölümde açıklanmaktadır.

Müşteri siparişi ayrıntıları, depolardaki geçerli sevkiyat noktasına otomatik olarak aktarılır ve teslimat, teslimat iş listesi kullanılarak otomatik olarak yaratılır. Bu, çekme ve sevkiyat için istenen teslimat tarihini ve ön süreyi dikkate alarak, çekme için doğru önceliğe sahip teslimatlar yaratır. Bu, depoların çekme siparişini, hem müşterilerin hem de depo yerindeki lojistik proseslerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere önceliklendirmesine olanak tanır. Tam görünürlüğün ve kolay izlenebilirliğin bakımı, sistem tarafından müşteri siparişi ve teslimat arasında otomatik olarak yapılır. Depolar için çekme listesi olarak ve müşteri için teslimat ihbarı olarak kullanılmak üzere irsaliye yazılı çıktısı üretilir.

Teslimata ilişkin tüm mallar çekildiğinde, sistemde teyit edildiğinde ve müşteriye gönderilmek üzere hazır olduğunda, bir mal çıkışı kaydı yapılır. Mal çıkışı kaydı, depolardaki stok düzeylerini azaltmak ve hesaplar için gerekli mali kalemleri (örn. satış masrafları) yapmak üzere gerçek zamanlı olarak entegre edilmiştir.

Sistem, tüm satış / teslimat belgelerinin güncel durumunu izlemek üzere, satış ve dağıtım bilgi sistemi (SIS) raporları ve dinamik gerçek zamanlı stok ile sipariş durumu raporları sunar. Böylece müşteri hizmetlerinin, müşteriye yapılacak tedarikin güncel durumu hakkında bilgilendirilmesi kolaylaşır.

Fatura çıktıları, teslimatın mal çıkış kaydında teyit edilen teslimat ayrıntılarına göre üretilir. Faturalar, faturalama iş listesi kullanılarak otomatik olarak üretilebilir. Ayrıca, manüel artırımların uygulanması gerektiğinde veya malların sevkiyatı ile birlikte münferit bir fatura talep edildiğinde manüel olarak da üretilebilir.

Bir müşteri ödemesi alındığında (genellikle nakit veya çek ile), sistem üzerinde bir ödeme kaydı yapılır. Ödeme prosesi sırasında, kullanıcı, müşteriden vadesi gelen ödemelere ilişkin cari hesap durumunu gerçek zamanlı olarak gözden geçirebilir. Bu, kullanıcının gelen ödemeyi ilgili fatura ile kolayca eşleştirmesine olanak tanıyarak ödeme prosesini kolaylaştırır. Ödemeler prosesi, mali muhasebe içindeki müşteriler muhasebesi işlevinde tanımlanan kredi yönetimi prosesi ile otomatik olarak entegre olur.

Müşteri şikayetlerini yönetmek için iki tür belge sunulmuştur

- Şikayet belgesi – iade edilecek mal yok
- İade müşteri siparişi – iade edilecek mal var

Şikayet belgesi, ek bir işlemin yapılmasına gerek olmasa bile, işletmenin müşteri tarafından yapılan tüm şikayetleri izlemesine olanak tanır.

Mallar iade edilecekse, müşteriyle üzerinde anlaşılan indirim fiyatını da (varsa) içeren bir iade siparişi oluşturulur. Mallar depolara geri döndüğünde, iade siparişine referansla geri alınırlar. Üzerinde anlaşılan fiyata referansla, bir müşteri alacak dekontu yazılı çıktısı üretilir.

Gerekirse, müşteri siparişine referans olmadan manüel alacak veya borç dekontu yazılı çıktıları oluşturulabilir.