Üçüncü Tarafı Kullanarak Sipariş İşlemesi (Teslimat İhbarı ile)

Sipariş malı müşteriye teslim eden ve size fatura kesen üçüncü parti bir satıcıya yönlendirilir.
Üçüncü taraf sipariş işlemesinde, şirketiniz müşteri tarafından talep edilen kalemleri teslim etmez. Bunun yerine siparişi, daha sonra malları doğrudan müşteriye gönderen ve size faturalayan üçüncü taraf bir satıcıya iletirsiniz.

Standart müşteri siparişi, üçüncü taraf satıcı tarafından teslim edilecek malzemeler için otomatik olarak bir satınalma talebi yaratır.

Bu senaryoda, satıcı bir teslimat ihbarı gönderir. Daha sonra, istatistiksel mal girişi kaydedilir. Satıcıdan gelen fatura, faturalama miktarını günceller. Böylece müşteri faturalama belgesi yalnız satıcıdan gelen fatura girildikten sonra yaratılabilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:

Üçüncü taraf müşteri siparişi yaratılır ve satınalma talebi otomatik olarak üretilir
Tayin edilecek satınalma talepleri listesi görüntülenir.
Tayin edilen satınalma talepleri satınalma siparişlerine dönüştürülür
Satınalma siparişleri onaylanır
İstatistiksel mal girişi kaydedilir
Satıcı faturası kontrol edilir ve kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Stoku ve masrafları azaltma, verimliliği artırma
Müşteri ihtiyaçlarının harici satıcıya doğrudan aktarımı
Tedarikçi faturasındaki miktarlar temelinde satıcıdan müşteriye fatura
Malzeme açığına rağmen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması

Satış: Dönem Sonu Kapanış İşlemleri

Satış siparişleri ve fatura belgeleri muhasebeye doğru değer akışını sağlayacak şekilde dönem sonu kapanış işlemleri esnasında tamamlanmalıdır. Satış alanındaki ek raporlama ihtiyaçlarını da kapsar.

Bu senaryoda Satış ve Dağıtımdaki gün sonu kapanış aktiviteleri veya Intrastat ve Extrastat raporlaması gibi yasal şartlara benzer dönemsel aktiviteler kümesi açıklanmaktadır.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:

Bloke müşteri siparişleri gözden geçirilir
Eksik müşteri siparişleri gözden geçirilir
Teslimat için bloke edilen müşteri siparişleri gözden geçirilir
Teslimata hazır müşteri siparişleri gözden geçirilir
Toplu teslimat yaratma günlüğü gözden geçirilir
Eksik SD belgeleri gözden geçirilir
Mal çıkışı için yapılan teslimatlar gözden geçirilir
Faturalama için bloke edilen satış belgeleri gözden geçirilir
Faturalama iş listesi gözden geçirilir
Toplu fatura yaratma günlüğü gözden geçirilir
Bloke edilen faturalama belgeleri listesi gözden geçirilir
Intrastat / Extrastat yaratılır
Yarı mamul hesaplaması gerçekleştirilir (servis sağlayıcı)
Müşteri siparişlerinin masraf yüklemesi Kârlılık Analizine yapılır (servis sağlayıcı)

Ana Noktalar
Bu senaryo, Satış ve Dağıtımdaki tüm dönemsel aktivitelerin genel bakışını sağlar.

Müşteri Peşinatı ile Müşteri Siparişi İşlemesi

Peşinat ödemesi faizsiz, ürünün bitmesinden önce yapılır ve kısa-orta vadede nakit akışını temsil eder. Bu şirketin likit varlıklarını arttırır.

Faaliyet sırasında, özellikle sipariş üzerine üretim ortamında, genellikle mallar teslim edilmeden müşterilerden tutarın bir kısmını peşin ödemeleri istenir. Bu proses, peşinat için talep yaratmak, peşinatın alındığını kaydetmek, faturada belirtilen son tutarın alındığına dair bir makbuzun yanı sıra alınan peşinatı düştükten sonra son bir fatura yaratmak için kullanılır. Bu proses, faturalama planı işlevselliğini kullanır. Entegre proses, satış işlemleri ve mali işlemler arasında düzgün bir belge akışının yapılmasını sağlar.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Faturalama planına sahip müşteri siparişi yaratılır
Faturalama blokajı kaldırılır
Peşinat talebi yaratılır
Peşinat kaydedilir
Teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama blokajı kaldırılır
Faturalama yaratılır ve peşinat mahsuplaştırılır

Ana Noktalar
Sisteme entegre müşteri peşinatıyla müşteri siparişi işlemesi

Alacak Dekontu İşleme

Senaryoda eğer müşteriye fiyatlandırma, vergi oranı hatası veya atlanmış bir indirim nedeniyle fazla fatura kesilmişse müşteri hesabına alacak oluşturur. Alacak dekontu talebi sonraki işlemler için kontrol edilmek üzere bloke edilir.

Alacak dekontu prosesi, müşterinin fiyatlandırmada veya katma değer vergisi oranında yapılan bir hata sonucu olması gerekenden fazla faturalandığını belirlediğinizde müşteri hesabını alacaklandırmak için kullanılır. Fatura Düzetme Talebi alacaklandırılacak tutar ile yaratılır ve gözden geçirilmek üzere faturalama blokajına yerleştirilir. Daha sonra faturalamayla ilişkili olması ve faturalama iş listesinde görünmesi için onaylanması gerekir. Dönemsel faturalama prosesi müşteriye gönderilecek alacak dekontunu yaratır ve bir muhasebe belgesi kaydeder.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Müşteri siparişi yaratılır ve faturalama blokajı otomatik olarak tayin edilir.
Faturalama blokajı kaldırılır.
Faturalama yaratılır.

Ana Noktalar
Sisteme entegre alacak dekontu işlemesi

Borç Dekontu İşlemesi

Borç dekontu süreci bir müşteriye fiyat veya vergi oranlarından kaynaklı bir hata nedeniyle gerekenden az fatura kesildiğinde, müşteri hesabına borç yaratmak için kullanılır.
Borç Dekontu işlemesi, müşteriden fiyatlandırmada veya katma değer vergisi oranında yapılan bir hata sonucu olması gerekenden az bir ücret istendiğinin belirlenmesi durumunda kullanılır.

Fatura Artırım Talebi borçlandırılacak tutar ile yaratılır ve gözden geçirilmek üzere bir faturalama blokajına konulur. Daha sonra faturalamayla ilişkili olması ve faturalama iş listesinde görünmesi için onaylanması gerekir. Dönemsel faturalama prosesi müşteriye gönderilecek borç dekontunu yaratır ve bir muhasebe belgesi kaydeder.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Müşteri siparişi yaratılır ve faturalama blokajı otomatik olarak tayin edilir
Faturalama blokajı kaldırılır
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Sisteme entegre borç dekontu işlemesi

Siparişe Özgü Tedarik ile Depolanmayan Malzeme Kalemi Satışı

Stokta olmayan bir ürün için satış sürecini tarifler. Süreç satış siparişi ile ilgili mal alımını (satınalma talebinin otomatik oluşturulması) ve sipariş karşılamayı içerir.
Bu senaryoda, bir müşteri o anda stokta olmayan bir malzeme sipariş eder. Malzeme bu nedenle harici bir tedarikçiden tedarik edilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:

Müşteri siparişi yaratılır ve satınalma talebi otomatik olarak üretilir
Satınalma talebi satınalma siparişine dönüştürülür
Satınalma siparişi onaylanır
Mal Girişi kaydedilir
Teslimat yaratılır
Mal Çıkışı kaydedilir
Faturalama yaratılır
Satıcı faturası kontrol edilir ve kaydedilir

Ana Noktalar
Müşteri ihtiyaçlarının harici satıcıya doğrudan aktarımı
Malzeme harici satıcıdan satıcıya gönderilir. Satıcı tüm teslimat prosesinden sorumludur
Malzeme açığına rağmen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması

Üçüncü Tarafı Kullanarak Sipariş İşlemesi (Teslimat İhbarı Olmadan)

Sipariş malı müşteriye teslim eden ve size fatura kesen üçüncü parti bir satıcıya yönlendirilir. Satıcıdan gelen fatura müşteri fatura belgesini tetikler.

Üçüncü taraf sipariş işlemesinde, şirketiniz müşteri tarafından talep edilen kalemleri teslim etmez. Bunun yerine siparişi, daha sonra malları doğrudan müşteriye gönderen ve size faturalayan üçüncü taraf bir satıcıya iletirsiniz. Standart müşteri siparişi, üçüncü taraf satıcı tarafından teslim edilecek malzemeler için otomatik olarak bir satınalma talebi yaratır.
Satıcıdan gelen fatura, faturalama miktarını günceller. Böylece müşteri faturalama belgesi yalnız satıcıdan gelen fatura girildikten sonra yaratılabilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Üçüncü taraf müşteri siparişi yaratılır ve satınalma talebi otomatik olarak üretilir
Tayin edilecek satınalma talepleri listesi görüntülenir.
Tayin edilen satınalma talepleri satınalma siparişlerine dönüştürülür
Satınalma siparişleri onaylanır
Satıcı faturası kontrol edilir ve kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Stoku ve masrafı azaltma, verimliliği artırma
Müşteri ihtiyaçlarının harici satıcıya doğrudan aktarımı
Tedarikçi faturasındaki miktarlar temelinde satıcıdan müşteriye fatura
Malzeme açığına rağmen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması

Olası Müşteri için Müşteri Siparişi İşlemesi

Müşteri hesabına bakmaksızın bir siparişi araştırmak için geçici müşteri ID'si olan bir müşteri kullanılır. Sipariş kaydedilebilir ancak geçerli bir müşteri seçilene kadar eksik olarak kalır.
Bu senaryoda, sipariş prosesinin başlangıcında mevcut olası müşteriye ilişkin müşteri ana verileri olmadan müşteri siparişi belgelerini işlersiniz.

Müşteri siparişini işleyen sorumlularınızın olası bir müşteri için siparişi incelemesi gerekiyorsa yapay bir müşteri kullanılır. Müşteri siparişi saklanabilir, ancak müşteri siparişine geçerli bir müşteri hesabı numarası girilene kadar eksik kalır. Bu işlev özellikle telefonla sipariş alan şirketler için faydalıdır.

Örneğin, olası müşteri arayıp bir katalog kalemine ilişkin fiyatlandırma ve bilgi talep eder. Sipariş işleyen, işlemin sonuna kadar hesap numarasına ihtiyaç duymadan tüm siparişi oluşturabilir. Ardından, satış çalışanınız müşteri ana verilerini yaratmak için gerekli olan verileri olası müşteriden isteyebilir ("Sayın Bay/Bayan, siparişiniz için teşekkürler. Siparişinizi yerine getirmemiz için bazı ek bilgilere ihtiyacımız var. Lütfen bana adınızı, adresinizi, vs. belirtin"). Müşterinin hesap numarası yaratıldıktan sonra müşteri siparişine tayin edilebilir ve yapay müşteri girişinin yerine kullanılabilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri siparişi varsayılan (yapay) müşteri numarası ile girilir
Malzeme numarası otomatik olarak belirlenir
Müşteri ana verileri yaratılır
Varsayılan (yapay) müşteri numarası geçerli müşteri numarası ile değiştirilir
Bir teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Müşteri hesap numarası olmadan müşteri siparişi işlemesi
Malzeme belirlemesi ile müşteri siparişi girişi

Müşteri Teklifi

Müşteri teklif talebine cevaben bir teklif oluşturulur. Müşteri daha sonra teklifi kabul veya ret edebilir.

Bu senaryoda standart müşteri teklifi prosesi açıklanmaktadır. Proses müşteriden bir teklif talebi (TT) alındığında başlar. Müşterinin teklif talebine cevap olarak SAP sisteminde bir teklif yaratılır. Daha sonra müşteri, teklifi kabul edebilir veya reddedebilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri teklifi yaratılır
Müşteri teklifi reddedilebilir veya müşteri siparişine aktarılabilir

Ana Noktalar
Bu faaliyet prosesi ile belirli ürün konfigürasyonunu ve miktarını, belirli zamanda ve fiyatta teslim edeceğinizi muhataplarınıza garanti edebilirsiniz
Müşteri siparişi işlemesi sırasında, satış çalışanı çeşitli satış işlevlerinden ve özel teklif işlevlerinden yararlanabilir

İadeler ve Şikayetler

Senaryo müşteri siparişi iade sürecini kapsar. Mallar geri iade edilir, kontrolün ardından stoğa geri kabul edilir veya hurdaya ayrılır. Alacak dekontu yaratılır ve müşteri hesabına işlenir.
Bu senaryoda müşteri siparişi iade işlemesi açıklanmaktadır.

Bu proses mallar için asıl faturaya referans ile iade müşteri siparişini başlatır. Bir RMA belgesi yazdırılır ve gelen mallara eklenerek müşteriye iletilir. Mallar geri sevk edilir, RMA'ya referanslı bir iade teslimatı yaratılır ve malzeme, iade stokuna alınır. İade stoku yeri MİP ile ilişkili olmayacak şekilde belirlenir. Mallar kontrol edilir ve stoka iade için seçilir veya ıskartaya çıkartılır. Faturalama çalıştırmasından bir alacak dekontu yaratılır ve müşteri hesabına kaydedilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir iade siparişi yaratılır
Bir iade teslimatı yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama (alacak) yaratılır

Ana Noktalar
Sisteme entegre Müşteri İadeleri ve Şikayetleri işlemesi

Bedelsiz Teslimat

Bedelsiz ürün sevkiyatı sürecinde faturalama olmaksızın müşteri siparişi yaratılır, sevkiyat için mal çekilir, onaylanır ve müşteriye sevkiyat yapılır.

Bu senaryoda müşteriye bedelsiz mal sağlama prosesi açıklanmaktadır. Yaratılan tek müşteri siparişi türü faturalama ilişkili olmayandır. Sipariş, malların kullanılabilirliğine dayanarak teyit edilir. Ardından teslimat yaratılır; daha sonra mallar çekilir, teyit edilir ve müşteriye teslim edilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri siparişi yaratılır
Bir teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir

Ana Noktalar
Sisteme entegre bedelsiz müşteri siparişi işlemesi

Stoktan Satış

Süreç müşteri siparişi yaratma, sevkiyat, çekme, mal çıkışı, faturalama gibi bir döngüdeki tüm adımları kapsar.

Bu senaryoda, bir müşteri ile standart satış prosesine (stoktan satış) ilişkin tüm proses sırası açıklanmaktadır. Faaliyet prosesi bir sipariş yaratılmasından, ödeme alındıktan sonra müşteri hesabının mahsuplaştırılmasına kadar olan tüm adımları kapsar.

Proses, bir müşterinin standart müşteri siparişinin yaratılması ile başlar. Müşteri ve malzemeye bağlı olarak sipariş girişi sırasında müşteri/malzeme fiyatlandırma, uygulanabilir indirimleri ekleme, malzeme kullanılabilirliğini kontrol etme ve müşterinin kredi tarihçesini kontrol etme gibi çeşitli özel olaylar ortaya çıkabilir.

Talep edilen depo yerinde yeterli malzemenin mevcut olup olmadığı kontrol edilir. Bu durum olanaklı değilse, stok hareketi gerçekleşir. Ardından, depo sorumlularının müşteriye sevkiyat için ürünü hazır etmeleri amacıyla çekme fişleri üretilir.

Çekildikten sonra, müşteri siparişi ve teslimat belgesi arasında fark olmadığından emin olmak için fiziksel olarak sevkiyatı yapılan miktarın sistemde kaydedilmesi gerekmektedir. Olası farklar da doğru kayıtlardan emin olmak için belgelenebilir.

Çekmeden sonra, depo sorumlusu sistematik olarak stoku devralır. Bu müşteriye sevk edilen fiziksel miktarın fiili olarak kaydedildiği anlamına gelir. Son olarak, satılan malların masrafları kaydedilir.

Stok devralındıktan sonra, teslimat faturalanabilir ve gelir, satılan malların masrafı ile birlikte yönetim muhasebesinde kaydedilir. Bu adım Satış ve Dağıtımda ticari işlemin sona erdiğini gösterir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri siparişi girilir
Bir teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Bir sipariş girildiğinde, bir kullanılabilirlik kontrolü yürütülür ve sevkiyat noktası otomatik olarak belirlenir
Faturalama belgesi yaratılır ve FI ve CO içine kayıtlar yapılır

Kredi Yönetimi

Kredi limit kontrolü ile müşterilerin satınalma işlemleri belli bir toplama ulaştığında bloke edilebilir, satınalmalara münferit sınırlandırmalar getirilebilir. Müşteri kredi profili görüntülenebilir.

Kredi limiti kontrolü satış belgeleri yaratıldığında veya değiştirildiğinde yürütülebilir. Kontrol bir kredi kontrol alanı içerisinde sistem tarafından yürütülür. Belgedeki miktarları veya değerleri değiştirdiğinizde kontrol yinelenir. Kredi kontrol alanı, bir veya birden fazla şirket kodunu içerir. Satış belgesi, satış organizasyonunun bir şirket koduna mahsuplaştırılmasına bağlı olarak tek bir kredi kontrol alanına aittir. SAP Sistemi müşteriye bu kredi kontrol alanında verilen kredi limitini kontrol eder. Kredi kontrol alanları ve müşterinin kredi limiti mali muhasebede tanımlanır ve müşteri ana verilerine girilir. SAP Sistemi kontrol sırasında bir satış belgesindeki her kalem için alacakları, açık kalemleri ve müşteri siparişinin net değerini toplar. Açık kalemler muhasebe amaçları için kaydedilmeyen, ancak çeşitli ticari işlemler sonucunda doğan giderleri içeren ve sözleşmeler ile bağlayıcı olan hesap yükümlülüklerini dikkate alır. Bunun ardından, kredi limiti ile toplam miktarı karşılaştırır. Limit aşıldığında, sistem konfigürasyon menüsünde tanımladığınz biçimde yanıt verir.

Bu çözümde otomatik kredi kontrolünü kullanıyoruz. Otomatik kredi kontrolü sırasında, sistem tepkisini konfigüre edebilirsiniz (A: uyarı, B: hata, C: A + kredi limitinin aşıldığı değer, D: B + kredi limitinin aşıldığı değer). Kredi limiti aşıldığında, C seçeneğini (uyarı + kredi limitinin aşıldığı değer) kullanırız.

Sistem, blokaja neden olan bilgiler ile birlikte teslimat için bloke edilen tüm satış belgelerinin listelenmesi için de işlem sağlar. Müşterinin cari kredi durumu kredi departmanı tarafından manüel olarak gözden geçirilir ve müşteri siparişi onaylandığında teslimat blokajı müşteri siparişinden kaldırılır. Listeden doğrudan münferit bir belgeye gidebilirsiniz.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Kredi limiti belirlenir
Bloke edilen müşteri siparişleri gözden geçirilir ve onaylanır

Ana Noktalar
Şüpheli alacak riskini azaltma
Güvenilir ve kârlı müşterilere odaklanma
Daha hızlı kredibilite kontrolü

Standart Müşteri Siparişi

Müşteri siparişi; ürünleri teslim etmek veya bir servis sağlamak konusunda, tanımlanan fiyatlar, miktarlar ve zamanlar çerçevesinde satış organizasyonu ve müşteri arasındaki sözleşmeden doğan bir anlaşmadır. Müşteri siparişinde fiyatlandırma ve çıktılar gibi işlevler mevcuttur. Sistem, istenen teslimat tarihi için malzemenin mevcut olup olmadığını kontrol eder ve gerekliyse ihtiyaçları malzeme planlamaya aktarır. Sevkiyat terminleri ve sevkiyat noktaları, teslimat terminlemede belirlenir.

Özel ihtiyaçlarınıza bağlı olarak SAP'deki müşteri siparişlerini farklı biçimde işleyebilirsiniz. En basit durumda, tek bir ekrandan birçok kalemle standart bir müşteri siparişi girebilirsiniz. Sistem, ilgili ana verilerden (sipariş verenin müşteri ana verileri içinden sistem satış, sevkiyat, fiyatlandırma ve faturalama verileri önerir) otomatik olarak veriler önerir. Ek olarak sistem metinler, muhataplar ve müşteri tarafındaki kontak kişilerle ilgili verileri müşteri ana verilerinden kopyalar.

Müşteri siparişindeki her malzeme için sistem, fiyatlandırma için veriler, teslimat terminleme, kullanılabilirlik kontrolü, vergi belirleme ve ağırlık, hacim belirleme gibi verileri ilgili malzeme ana verilerinden otomatik olarak önerir. Sistem tarafından önerilen veriler siparişiniz için temel olarak kullanılabilir.

Sipariş işleme için gerekliyse, bu verileri manüel olarak değiştirebilir veya yeni veriler ekleyebilirsiniz. Örneğin, fiyatlandırma politikanız, izinli bir aralıkta belirli indirimlerin değerini manüel olarak değiştirmenize olanak sağlıyor olabilir. Ek olarak, müşteri siparişinde ödeme koşulları ve teslimat verileri gibi verileri görüntüleyebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz farklı ekranlara geçebilirsiniz.

Müşteri rutin olarak aynı kalemleri sipariş ediyorsa bir çok münferit kalemi ve miktarlarını önermek için kalem önerisi işlevini kullanabilirsiniz. Bu, her defasında tüm verilere girmek zorunda olmak yerine yalnız rutin önerilerde değişiklik yapmanızı gerektireceği için sipariş alma prosesini hızlandırabilir. Bu işlev veri girişi hatalarını da azaltır.

Standart sipariş işlemesi tipik olarak belirli bir kredi limitiyle çalışan muhataplara satışlarda kredi kontrolü işlevini destekler. Müşteri siparişi girişi sırasında, müşteri kredi limitini aşmışsa satışa devam edip etmemenize karar vermenize olanak sağlayan bir uyarı iletisi alacaksınız.

Satış belgesi verileri tamamlandığında ve sipariş saklandığında sipariş ayrıntıları, teslimat iş listesindeki bilgileri kullanarak teslimatı oluşturmak için geçerli olacaktır. Bu, müşteri ihtiyaçları tarihine referansla hesaplanan miktarı çekmek için depolarda ön süre içinde teslimatı otomatik olarak oluşturur. Teslimat ve faturalamanın sonraki prosesleri kaynak müşteri siparişinde mevcut olan bilgiyi kullanır. Standart müşteri siparişinin yanı sıra ERP tarafından sağlanan özel sipariş türleri de vardır. Bunlar aşağıda ayrıntılı biçimde anlatılmıştır.

Satış Talebi

Satış talebi, müşteri sorgusuna karşılık olarak SAP sistemine girilen bir ön satış belgesidir. Burada temel amaç müşterinin teslimat ihtiyaçlarını ve satış için üzerinde anlaşılan fiyatı gösteren, müşteriyle yapılması önerilen ticari işlemin bir kaydını sunmaktır. Bu, satış için sözleşme temelinde bir belge değildir. Satış taleplerinde sorgu yanıtlandığında bir geçerlilik tarihinin bakımı yapılabilir.

Satış talebi prosesi sırasında müşteri hizmetleri sorumlusu tipik olarak teslimat tarihini, teslimat kalemlerini ve miktarları sisteme girer. Otomatik hesaplama şemaları hemen temel liste fiyatını veya müşteriye özgü fiyatı sunar. Bunlar mevcut değilse veya müşteri tarafından kabul edilemeyecekse talep, izlenebilirlik için benzersiz bir numara ile saklanabilir.

Sorumlu iş dahilinde bu talebi izleyebilir ve satış departmanı ile anlaşarak alternatif bir fiyat teklif edebilir. Bu durumda satış talebi alternatif fiyat ile manüel olarak güncellenir. Gerekiyorsa müşteriyle üzerinde anlaşılan teklif talebinin yazılı çıktısı alınıp müşteriye gönderilebilir.

Sistemde saklanan satış talebi sonraki müşteri siparişi proseslerinde teklif talebi ayrıntılarını müşteri siparişine kopyalamak için referans olarak kullanılabilir.

İşletme, müşterilerin ihtiyaçlarını nasıl daha iyi karşılayabileceğini belirlemek için rutin olarak özellikle müşteri siparişi ile sonuçlanmayan durumlarda satış taleplerini izlemelidir. Böylece belge izlenebilir ve geçerlilik tarihine göre değerlendirilebilir, bu sayede sorguları zamanında değerlendirmeniz mümkün olur. Bu biçimde bitiş terminine göre gerekli olan sonraki aktiviteleri planlayabilir ve uygulayabilirsiniz.

Satış Talebinden Nakit Girişine

Bu ticari işletme senaryosu, satış ve dağıtım alanındaki prosesleri yürütür. Senaryonun ana özellikleri aşağıdaki diyagramda gösterilmektedir.

ERP çözümü, “Satış talebinden nakite” ticari işletme senaryosunu desteklemek için gerekli olan entegre ticari işlevleri sunar:

- Teklif talebi / teklif işleme
- Siparişi işleme
- Çekme ve teslimat işleme
- Lojistik bilgi sisteminden (LBS) sipariş ve teslimat izleme
- Fatura işleme
- Müşteri ödemesi
- Şikayet ve müşteri iadeleri işlemesi

Ek olarak, kredi yönetimi ve satış verileri proseslerini desteklemek için işlevler sunulmuştur.

- Kredi kontrolü ve blokajı
- Kullanılabilir malzeme miktarı
- Alacak / Borç dekontları
- Otomatik fiyatlandırma
- Müşteri ana verileri

Farklı satış belgeleri (teklif talebi, teklif, müşteri siparişi) arasındaki kapsamlı kopyalama işlevleri , sipariş girişindeki hataları ve çift girişleri ortadan kaldırır. Tüm işlevler, SAP içinde mali muhasebe ve stok işlevleri ile gerçek zamanlı olarak entegre edilmiştir.

SAP sisteminin kullanılması satış prosesinin optimize edilmesi için önemli bir adımdır. Müşteri siparişi prosesi sırasında müşteri kredisi durumu, malzeme kullanılabilirliği ve otomatik fiyatlandırma için çevrimiçi kontroller, işletmenin müşteri ile ticari işlemlerinde hızlı ve doğru kararlar vermesine olanak sağlar. Her müşteri için özel olarak uyarlanabilen kalem önerisi işlevi, hızlı müşteri siparişi girişine olanak sağlar.

Müşteri siparişi ihtiyaçları, çekme ve sevkiyat için depo yerine otomatik olarak aktarılır. Müşteri siparişi, teslimat ve fatura ile durum raporları arasındaki tam izlenebilirlik, işletmenin müşteriyi, siparişinin kesin durumu hakkında kısa sürede bilgilendirmesine olanak tanır.

SAP içerisindeki “Satış talebinden nakite” senaryosu aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

Müşteri, malzemenin temin edilmesi için bir talepte bulunur. Satış sorumlusu malzeme ve teslimat ayrıntılarını bir teklif talebine girer. Bu talep, indirimler ve artırımlar da dahil olmak üzere, temel liste fiyatını veya müşteriye özgü fiyatlandırma koşulunu temel alan fiyatı içerir. Teklif talebi, müşterinin referans olarak kullanabileceği benzersiz bir numara ile saklanır. Gerekirse müşteriye göndermek için teklif talebinin bir çıktısı alınabilir. Teklif talebi belgesinin kullanılması işletmenin, sadece müşteri siparişlerini değil tüm teklif taleplerini izleyebilmesine olanak tanır.

Bazı durumlarda müşteri, teklif talebi yerine daha resmi bir teklif belgesi talep edebilir. Teklif talebiyle aynı bilgileri bulunduran ancak ticari koşullara ve şartlara ilişkin daha fazla bilgi içeren bir teklif belgesi oluşturulabilir. Gerekirse müşteriye gönderilmek üzere teklifin bir yazılı çıktısı alınabilir. Teklif, bağımsız bir belge olarak oluşturulabileceği gibi, mevcut bir müşteri teklif talebinden de kopyalanabilir.

Müşteri siparişi, müşteriye yapılacak tedarike ilişkin sözleşmeden doğan bir anlaşma belgesidir. Müşteri siparişi kalem ayrıntıları, kullanıcı tarafından doğrudan girilebileceği gibi mevcut bir teklif talebi veya tekliften de kopyalanabilir. Bir müşterinin benzer kalemleri rutin olarak sipariş ettiği durumlarda, kalem önerisi işlevinin kullanılması müşteri siparişi girişi prosesini hızlandırabilir.

Müşteri siparişi prosesi sırasında, aşağıdaki kontroller otomatik olarak yapılabilir:

- Müşteri kredisi kontrolü
- Malzeme kullanılabilirliği (kullanılabilir miktar)
- Otomatik fiyatlandırma (liste fiyatı veya müşteriye özgü)

ERP tarafından sunulan aşağıdaki altı müşteri siparişi türü işletmenin müşteri ile ticari işlemlerinde esneklik sağlar.

- Standart müşteri siparişi
- Acil müşteri siparişi
- Nakit müşteri siparişi
- Bedelsiz teslimat
- İhracat siparişi
- İhraç kaydıyla satış siparişi

Müşteri siparişi teyidinin yazılı çıktısı alınabilir. Bu sipariş türlerine ilişkin özellikler sonraki bir bölümde açıklanmaktadır.

Müşteri siparişi ayrıntıları, depolardaki geçerli sevkiyat noktasına otomatik olarak aktarılır ve teslimat, teslimat iş listesi kullanılarak otomatik olarak yaratılır. Bu, çekme ve sevkiyat için istenen teslimat tarihini ve ön süreyi dikkate alarak, çekme için doğru önceliğe sahip teslimatlar yaratır. Bu, depoların çekme siparişini, hem müşterilerin hem de depo yerindeki lojistik proseslerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere önceliklendirmesine olanak tanır. Tam görünürlüğün ve kolay izlenebilirliğin bakımı, sistem tarafından müşteri siparişi ve teslimat arasında otomatik olarak yapılır. Depolar için çekme listesi olarak ve müşteri için teslimat ihbarı olarak kullanılmak üzere irsaliye yazılı çıktısı üretilir.

Teslimata ilişkin tüm mallar çekildiğinde, sistemde teyit edildiğinde ve müşteriye gönderilmek üzere hazır olduğunda, bir mal çıkışı kaydı yapılır. Mal çıkışı kaydı, depolardaki stok düzeylerini azaltmak ve hesaplar için gerekli mali kalemleri (örn. satış masrafları) yapmak üzere gerçek zamanlı olarak entegre edilmiştir.

Sistem, tüm satış / teslimat belgelerinin güncel durumunu izlemek üzere, satış ve dağıtım bilgi sistemi (SIS) raporları ve dinamik gerçek zamanlı stok ile sipariş durumu raporları sunar. Böylece müşteri hizmetlerinin, müşteriye yapılacak tedarikin güncel durumu hakkında bilgilendirilmesi kolaylaşır.

Fatura çıktıları, teslimatın mal çıkış kaydında teyit edilen teslimat ayrıntılarına göre üretilir. Faturalar, faturalama iş listesi kullanılarak otomatik olarak üretilebilir. Ayrıca, manüel artırımların uygulanması gerektiğinde veya malların sevkiyatı ile birlikte münferit bir fatura talep edildiğinde manüel olarak da üretilebilir.

Bir müşteri ödemesi alındığında (genellikle nakit veya çek ile), sistem üzerinde bir ödeme kaydı yapılır. Ödeme prosesi sırasında, kullanıcı, müşteriden vadesi gelen ödemelere ilişkin cari hesap durumunu gerçek zamanlı olarak gözden geçirebilir. Bu, kullanıcının gelen ödemeyi ilgili fatura ile kolayca eşleştirmesine olanak tanıyarak ödeme prosesini kolaylaştırır. Ödemeler prosesi, mali muhasebe içindeki müşteriler muhasebesi işlevinde tanımlanan kredi yönetimi prosesi ile otomatik olarak entegre olur.

Müşteri şikayetlerini yönetmek için iki tür belge sunulmuştur

- Şikayet belgesi – iade edilecek mal yok
- İade müşteri siparişi – iade edilecek mal var

Şikayet belgesi, ek bir işlemin yapılmasına gerek olmasa bile, işletmenin müşteri tarafından yapılan tüm şikayetleri izlemesine olanak tanır.

Mallar iade edilecekse, müşteriyle üzerinde anlaşılan indirim fiyatını da (varsa) içeren bir iade siparişi oluşturulur. Mallar depolara geri döndüğünde, iade siparişine referansla geri alınırlar. Üzerinde anlaşılan fiyata referansla, bir müşteri alacak dekontu yazılı çıktısı üretilir.

Gerekirse, müşteri siparişine referans olmadan manüel alacak veya borç dekontu yazılı çıktıları oluşturulabilir.

Sevkiyat Noktası

Sevkiyat Noktası, teslimat işlemesi ve izlemesinin ve bu işlemleri izleyen mal çıkışının yürütüldüğü bağımsız bir organizasyon birim, belli bir mal akışının söz konusu olduğu ve belli bir yükleme ve nakliye donanımına sahip fiziki bir mekandır. Sevkiyat Noktasında, çok sayıda Üretim Yerine ilişkin teslimatların planlaması yapılabilir. Bu işlemin, Üretim Yerlerinin birbirlerine yakın olması durumunda yapılması uygun olur. Çok sayıda Sevkiyat Noktası, bir Üretim Yerine ilişkin teslimatları işleyebilir. Sevkiyat terminlemesi, rota belirleme, mal çekişi için depo yerini belirleme, sevkiyatta iş listelerinin ve liste görüntülerinin seçimi, SD belgelerinin, istatistiklerin yazdırılması için çıktı yöneltimi amacıyla kullanılır.

Satış Bürosu

Pazar genişletme etkinliklerinin ve Satış Organizasyonunun bir diğer birimi, Satış Bürosudur. Satış Bürosu, şirketin bir şubesidir. Satış Büroları, Satış ve Dağıtım Alanlarına tayin edilir. Satış Bürosu için belli bir Satış ve Dağıtım Alanında sipariş yaratmak istiyorsanız, söz konusu Satış Bürosunun bu Satış ve Dağıtım Alanı için geçerli olması gerekir.

Bölüm

Geniş bir ürün yelpazesinde ürün grupları yada SD’deki tanımıyla Bölümler oluşturulabilir. Bir Bölüm içinde, istatistiksel değerlendirmeler yürütebilir ya da şirkete ait pazarlama işlevleri oluşturulabilir. Müşteri ana verileri, fiyatlar ve istatistikler Bölüme bağlı olarak tanımlanabilir.

Dağıtım Kanalı

Dağıtım Kanalı, satış ve dağıtımın hangi yollardan yapıldığı anlamına gelir (örneğin toptancılık, doğrudan satış, vb.). Dağıtım Kanalı, pazarlama açısından ya da dahili olarak, organizasyon temelinde tanımlanabilir. Müşteri, bir Satış Organizasyonu içinde çok sayıda Dağıtım Kanalını kullanabilir. Müşteri ana verileri, malzeme ana verileri, fiyatlar, istatistikler, sipariş, teslimat (teslimat kalemleri, çeşitli dağıtım kanallarına ait olabilir) ve faturalama belgesi Satış Organizasyonuna bağlı olarak tanımlanabilir.