Defter-i Kebir

Defteri kebir muhasebesinin temel görevi, harici muhasebe ve hesaplara ilişkin kapsamlı bir görüntüsünü sunmaktır. Tüm ticari işlemlerin (dahili muhasebedeki hesaplaşmaların yanı sıra birincil kayıtlar) şirketin diğer tüm operasyonel alanlarıyla tam olarak entegre olmuş bir yazılım sisteminde kaydedilmesi, muhasebe verilerinin her zaman tam ve doğru olmasını sağlar.


SAP FI Defteri Kebir Muhasebesi aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Serbest düzey seçimi: şirketler topluluğu veya şirket

• Tüm yardımcı defter kalemlerinin uygun Defteri Kebir Muhasebesi hesaplarında otomatik ve eşzamanlı kaydı (mutabakat hesapları)

• Defteri Kebir Muhasebesi ve maliyet muhasebesi alanlarının eşzamanlı güncellenmesi

• Hesap görüntüleri, farklı mali tablo versiyonlarına sahip ve ek analizler içeren mali tablolar biçimindeki güncel muhasebe verilerinin gerçek zamanlı değerlendirilmesi ve raporlanması.

Defteri Kebir Muhasebesi, esas olarak, tüm ticari işlemlerin eksiksiz bir kaydı olarak görev yapar. Hesapların oluşturulması için merkezi, güncel bir referanstır. Fiili münferit işlemler, asıl belgelerin, münferit kalemlerin ve işlem rakamlarının çeşitli düzeylerde görüntülenmesi yoluyla her zaman gerçek zamanlı işlemede kontrol edilebilir, örneğin:

• Hesap bilgisi

• Yevmiyeler

• Toplamlar/işlem rakamları

• Bilanço/kâr ve zarar değerlemeleri

Peşinat Talebi

Peşinat talepleri, bilançoyu etkilemeyen işaretli kalemlerdir. Bu işaretli kalemler, ödeme programını kullanarak peşinatları satıcınıza otomatik olarak kaydetmek üzere sistemi etkinleştirmek için gereklidir.

Satıcılar Muhasebesi

Bu senaryo, satıcılara ilişkin muhasebe verilerinin Satıcılar Muhasebesine kaydedilmesiyle ilgilidir. Buradan, veriler satıcıya göre sıralanır ve satınalma sistemi gibi diğer alanlarda kullanılabilir duruma getirilir. Verileri Satıcılar Muhasebesine kaydettiğinizde, sistem bir belge yaratır ve girilen verileri defteri kebire aktarır. Daha sonra ana hesaplar ve satıcı hesapları, satıcı ödeme aktiviteleriyle ilgili işleme (borç, peşinat, alacak dekontu vb.) göre güncellenir. Tüm ticari işlemler hesap araçlarına kaydedilir, bu araçlar tarafından yönetilir ve bu satıcı için ana veriler yaratılır.


Satıcılar Muhasebesi Faaliyet Prosesi aşağıdaki aktivitelere odaklanır:

• Peşinat talebi

• Ödeme programını kullanarak peşinatları kaydedin

• Satıcı faturasını kaydedin

• Peşinat mahsuplaştırması

• Satıcı alacak dekontunu girin

• Bloke edilen faturaları gözden geçirin ve onaylayın

• Ödenecek faturaları seçin

• Ödeme için faturaları gerektiği gibi gözden geçirin ve bloke edin

• Ödeme programını kullanarak ödemeyi kaydedin

Payment Media Workbench Kullanarak Ödeme Yaratma (Alternatif 1)

Klasik Ödeme Ortamı Programını Kullanarak Ödeme Ortamı Yaratma (Alternatif 2)

• Manüel ödeme

• Manüel hesap özeti işleme

• Kaydedilen belgeleri görüntüleme

Ticari İşlem Türleri

Tic. işlem no. Tic. işlem türü Metin


01 D = Müşteri kaydı MÜŞTERİDEN TAHSİLAT

02 D = Müşteri kaydı MÜŞTERİYE ÖDEME

03 K = Satıcı kaydı SATICI ÖDEMESİ

04 K = Satıcı kaydı SATICI TAHSİLATI

05 C = Bankadan tahsilat BANKADAN TAHSİL

06 B = Bankaya ödeme BANKAYA ÖDEME

07 E = Gider KASA TEDİYE

08 R = Gelir KASA TAHSİL

09 D = Müşteri kaydı MÜŞTERİDEN ALINAN AVANS

11 K = Satıcı kaydı SATICIYA VERİLEN AVANS

12 K = Satıcı kaydı PERSONELE VER.İŞ AVANSI

13 K = Satıcı kaydı PERSONELE VER.DİGER AVANS

Kasa Defteri Kayıtları

Şirketinizdeki nakit işlemlerini yönetmek için kasa defterini kullanabilirsiniz. Nakit girişlerini ve nakit ödemeleri kaydedebilir, girişleri yazdırabilir ve bir kasa defterinin çıktısını alabilirsiniz. Sistemdeki kasa defteri, SAP FI’da kasa defterinden defteri kebire aktarılan belgeleri içeren bir yardımcı defterdir. Kasa defteri, bir para biriminde tutulur.

Defter-i Kebir

Defteri kebir muhasebesinin temel görevi, harici muhasebe ve hesaplara ilişkin kapsamlı bir görüntüsünü sunmaktır. Tüm ticari işlemlerin (dahili muhasebedeki hesaplaşmaların yanı sıra birincil kayıtlar) şirketin diğer tüm operasyonel alanlarıyla tam olarak entegre olmuş bir yazılım sisteminde kaydedilmesi, muhasebe verilerinin her zaman tam ve doğru olmasını sağlar.


SAP FI Defteri Kebir Muhasebesi aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Serbest düzey seçimi: şirketler topluluğu veya şirket

• Tüm yardımcı defter kalemlerinin uygun Defteri Kebir Muhasebesi hesaplarında otomatik ve eşzamanlı kaydı (mutabakat hesapları)

• Defteri Kebir Muhasebesi ve maliyet muhasebesi alanlarının eşzamanlı güncellenmesi

• Hesap görüntüleri, farklı mali tablo versiyonlarına sahip ve ek analizler içeren mali tablolar biçimindeki güncel muhasebe verilerinin gerçek zamanlı değerlendirilmesi ve raporlanması.

Defteri Kebir Muhasebesi, esas olarak, tüm ticari işlemlerin eksiksiz bir kaydı olarak görev yapar. Hesapların oluşturulması için merkezi, güncel bir referanstır. Fiili münferit işlemler, asıl belgelerin, münferit kalemlerin ve işlem rakamlarının çeşitli düzeylerde görüntülenmesi yoluyla her zaman gerçek zamanlı işlemede kontrol edilebilir, örneğin:

• Hesap bilgisi

• Yevmiyeler

• Toplamlar/işlem rakamları

• Bilanço/kâr ve zarar değerlemeleri

Müşteriler Muhasebesi

Müşteriler muhasebesi müşterilerin tüm muhasebe verilerinin kaydını tutar ve faturalama sürecinin yönetimine yardımcı olur. Müşteriler muhasebesi aynı zamanda satış yönetiminin bir parçasıdır.

Bu senaryo, müşterilere ilişkin muhasebe verilerinin müşteriler muhasebesine kaydedilmesiyle ilgilidir. Buradan, veriler müşteriye göre sıralanır ve satış ve dağıtım sistemi gibi diğer alanlarda kullanılabilir duruma getirilir. Verileri müşteriler muhasebesine kaydettiğinizde, sistem bir belge yaratır ve girilen verileri defteri kebire aktarır. Daha sonra defteri kebir (Kâr ve Zarar) hesapları ve müşteri hesapları, ilgili işleme (örneğin alacak, peşinat, alacak dekontu) göre güncellenir.

İşlev Listesi
Bu Building Block'u desteklemek üzere aşağıdaki işlevler sunulur:

Peşinat talebini kaydedin
Peşinatı manüel olarak kaydedin
Müşteri faturasını kaydedin
Fatura referansı ile alacak dekontu kaydedin
Manüel peşinat mahsuplaştırması
Ödeme programı kullanarak ödemeleri kaydetme
Manüel ödeme kaydetme
Müşteri hesaplarındaki açık kalemleri otomatik denkleştirme
Müşteri hesaplarındaki açık kalemleri manüel denkleştirme
Manüel hesap özeti işleme
Hesap özetini yeniden işleme
İhtar
Bakiye faizini hesaplama
Arızi kayıtlar
Kredi limiti belirleme
Kredi kontrol raporlaması

Ana Noktalar
Müşteriler muhasebesi satış yönetiminin de tamamlayıcı bir parçasıdır.
Müşteriler muhasebesindeki tüm kayıtlar doğrudan defteri kebirde de kaydedilir.
Ödeme programı doğrudan borçlandırmayı ve peşinatları otomatik olarak yürütebilir.

Defteri Kebir

Defteri kebir bir organizasyonun tüm işlemlerinin kaydını tutarak ve farklı muhasebe standartları için finansal raporlamalarla tüm muhasebe ihtiyaçlarını karşılar.
Defteri kebir, tüm ticari işlemlerin eksiksiz bir kaydı olarak görev yapar. Hesapların oluşturulması için merkezi, güncel bir referanstır. Fiili münferit işlemler, asıl belgelerin, münferit kalemlerin ve işlem rakamlarının çeşitli düzeylerde görüntülenmesi yoluyla her zaman gerçek zamanlı işlemede kontrol edilebilir.

İşlev Listesi
Bu Building Block'u desteklemek üzere aşağıdaki işlevler sunulur:

Defteri kebir hesabı belgelerini kaydetme
Yevmiye defterini görüntüleme
Defteri kebir bakiyelerini görüntüleme (liste)
Devamlı kayıtları yürütme
Hesap bakımı: Otomatik ve manüel denkleştirme

Ana Noktalar
Tüm ticari işlemlerin kaydı ile eksiksiz ve doğru muhasebe verileri sağlanır.

Proje Muhasebesi

MySAP ERP Çözümü, birbirinden bağımsız olarak analiz edilmesi gereken gelirlerin ve/veya giderlerin izlenmesi için, iç sipariş adı verilen bir araç sunar. İç sipariş, belirli işletme olaylarını veya projelerini analiz etmek için kullanılan oldukça esnek bir masraf ve gelir alıcısıdır. İç siparişin temsil edebileceği aktivitelere örnek olarak pazarlama veya eğitim olayları, tesis geliştirmesi veya departmanlar arası iş yüküyle ilgili aktiviteler sayılabilir. SAP ERP Packaged Solution’da iç siparişler kullanılarak sermaye projeleri de izlenebilir. Yapılmakta olan yatırım bilanço hesabındaki sermaye projesi giderlerinin görülebilmesi için özel bir iç sipariş türü kullanılır. Proje tamamlandığında, duran varlık defteri sistemindeki bir duran varlık aktifleştirilebilir. Departman yönetimini destekleyen bir çok işlev proje yönetimi için de bulunmaktadır, örneğin:

Tam kâr/zarar raporlaması
Bütçelemeyi ve tahminlemeyi destekleyen çoklu plan versiyonları
Raporlamada yardımcı olacak hiyerarşik yapılar
Satınalma siparişi verileri kullanılarak yükümlülüklerin tanınması
Bütçelenen veya tahmin edilen rakamlara referans ile kâr ve zarar performansını değerlendirmek için bir dizi rapor sunulur. Bu raporların bazıları, işlem ayrıntılarına ilişkin döküm aracılığıyla desteklenir.

Yabancı Para Birimi Yeniden Değerlenmesi

Dönem sonu prosesinin bir parçası olarak, dönem sonu mali tablosu da yaratılacağı için, yabancı para birimi cinsinden tutulan tüm hesaplar ve tüm yabancı para birimi açık kalemleri, dönem sonu kuru üzerinden yeniden değerlenmelidir. Bu amaç için SAP ERP Packaged Solution içinde iki araç mevcuttur:

Yabancı para birimi yeniden değerlemesi – bilanço hesapları: Program, yabancı para birimi cinsinden tutulan tüm bilanço hesaplarını, özellikle de nakit hesaplarını seçer ve toplam bakiyeyi cari geçerli kur üzerinden yeniden değerler. Herhangi bir (Türk Lirası) döviz kuru farkı, gerçekleşen kâr/zarar hesabına kaydedilir.

Yabancı para birimi yeniden değerlemesi – açık kalem hesapları: YTL cinsinden yönetilen borçlular ve alacaklılar gibi açık kalem hesapları, yabancı para birimi işlemlerini içerebilir. Program, her bir açık kalemi münferit olarak yeniden değerleyerek, genel bir gerçekleşmeyen döviz kârı veya zararı pozisyonu belirleyecektir. İşlem denkleştirildiğinde, gerçekleşen döviz kuru kârı/zararı kaydedilir.

Satıcılar Muhasebesi (A/P)

Satıcılar muhasebesi sistemi, tedarik ve mali işler arasındaki entegrasyonun en önemli parçasıdır. Proses perspektifinden bakıldığında satıcı ticari muhatap ilişkisi, satınalma talebi veya satınalma siparişi ile başlar, mal girişi ve sonrasında fatura ile devam eder ve satıcı faturasının ödenmesi ile tamamlanır. SAP ERP Packaged Solution, ‘3 yollu eşleştirme’ uygulamasını desteklemektedir. Fatura, satıcı yardımcı defter hesabına girildiğinde, defteri kebirdeki ticari borçlar kontrol hesabında denk bir bakiye etkisi yaratır. Miktarı ve değeri teyit etmek için satınalma siparişi ve mal girişiyle de eşleştirilir. Fatura hatalıysa ödeme için bloke edilir ve ödemenin gerçekleştirebilmesi için ek onay gerekir. Beklenen miktar ve tutar ile örtüşüyorsa, ödeme işlemleri için kullanılabilir.

Satıcılar muhasebesi yönetimi için önceden uyarlanmış bir çok hesap grubu, ekran düzeni, hesap tayini ve araç mevcuttur. Satıcılar muhasebesi yönetimine aşağıdakiler dahildir:
Satınalma siparişi referansı
Çift giriş ve geçerlilik kontrolü
Otomatik ödeme programı: Ödeme programı havale/eft’yi, manüel çekleri ve yabancı para birimi cinsinden transferleri destekler.
Manüel ödeme
Satıcılar muhasebesi raporlaması

Müşteriler Muhasebesi (A/R)

Müşteriler muhasebesi sistemi, satış ve mali işler arasındaki entegrasyonun en önemli parçasıdır. Proses perspektifinden bakıldığında müşteri ticari muhatap ilişkisi, satış talebi veya müşteri siparişi ile başlar, ürün veya hizmet teslimatı ve faturalama ile devam eder ve müşteri ödemesinin alınması ile tamamlanır. Bir müşteri faturası düzenlendiğinde açık kalem fatura kaydı, defteri kebirdeki ticari alacak kontrol hesabında denk bir bakiye etkisi yaratarak müşteriler muhasebesi yardımcı defter sisteminde otomatik olarak kaydedilir. İlgili ödeme alındığında, fatura(lar)a uygulanır ve kalemler ‘denkleştirildi’ şeklinde kaydedilir.

SAP ERP Packaged Solution defteri kebir ve müşteriler muhasebesi ile entegre edilmiş çek ve senetlerin işlenmesine olanak tanır. Çek ve senetlerin kaydedilmesi ve saklanması için farklı portföyler kullanılabilir. Bankaya ibraz, satıcıya ödeme, bankada ödeme ve/veya karşılıksız, portföyler arası transferler, ters kayıtlar, enflasyon düzeltmeleri ve işlem kayıtlarının çıktıları gibi işlemler Türkiye senet ve çek uygulamalarına göre gerçekleştirilir. Senet suret defteri raporu talep edilen farklı türde listelerin elde edilmesini destekler. ERP Packaged Solution sistemi, tipik bir Türk şirketinin ihtiyaçlarını karşılamak üzere yapılandırılmış ve önceden tanımlanmış portföyler sunar ve gerektiğinde genişletilebilir.

Müşteriler muhasebesi yönetimi için önceden uyarlanmış bir çok hesap grubu, ekran düzeni, hesap tayini ve araç mevcuttur. Müşteriler muhasebesi yönetimine aşağıdakiler dahildir:
Kredi koşulları
Kredi Yönetimi
Ödeme işlemi araçları
Müşteri hesap özetleri
Vadesi geçmiş ödemelerin tahsilatı
Müşteriler muhasebesi raporlaması

Yıl Sonu İşlemleri

Yıl sonunda dönem sonuna ek olarak bazı prosesler gereklidir. Bunlar:

- DK bakiyelerinin devredilmesi ve devreden kar zarar hesabına taşınması
- Müşteriler muhasebesi ve satıcılar muhasebesine ilişkin bakiyelerin devredilmesi
- Duran varlık muhasebesi yılının kapatılması
- Gider hesaplarının kapatılması
- Gelir tablosu hesaplarının kapatılması
- Bilanço hesaplarının kapatılması

Dönem Sonu İşlemleri

Dönem sonundaki herhangi bir işleme için, yeni muhasebe dönemini açan ve eskisini kapatan basit bir işlem dışında hiç bir sistem önkoşulu yoktur. Ancak, mali faaliyet prosesleri genellikle bir dizi işlemin gerçekleştirilmesini gerektirir. Bunlar aşağıdakileri kapsamaktadır:
Devamlı kayıtların işlenmesi
Manüel karşılıkların girilmesi
Masraf yeri mahsuplaştırmalarının gerçekleştirilmesi
Proje yatırım harcamalarının yapılmakta olan yatırıma aktarılması
Duran varlık amortismanı çalışmasının yürütülmesi.
Yabancı para birimi cinsinden alacakların ve borçların yeniden değerlemesi
Parasal olmayan hesapların enflasyon yeniden değerlemesi
Yevmiye defteri raporunun alınması
Defteri kebir raporunun alınması

Sistemin kapanış kokpiti, kapanış işlemlerini kontrol etmek ve izlemek için kullanılabilir. Böylece en iyi hızlı kapatma teknikleri uygulamalarının adapte edilmesi olanağı sağlanır.

Ay Sonu Kur Değerlemesi

Düz Hesaplar için (Açık Kalem Seçeneği işaretli olmayan) Bakiye Değerleme yapılır. Bu değerleme kur farkı oluşturur. Hesabın kendisi ile kur farkı karı-zararı hesabı çalışır, bir sonraki ayın ilk gününe bu fişin tersi yine otomatik atılır.

Mutabakat Hesaplarında ve Düz Hesaplardan Açık Kalem Seçeneği işaretli olanlar kalem bazlı değerlenir. Bu değerleme kur farkı oluşturur. Atılan kayıtta torba bir hesap ve kur farkı karı-zararı hesabı kullanılır, bir sonraki ayın ilk gününe bu fişin tersi yine otomatik atılır.

Kur Değerleme Programı çalıştırılması ile oluşan kur farkları otomatik olarak yönlendirme ile gelir/gider hesaplarına kayıt oluşturacaktır. (601-646-656)
Bakiye Değerleme, Değerleme ve Denkleştirme kur farkları sonucunda hesabın ozelliklerine gore kambiyo karları/zararları veya yurtiçi/yurtdışı kur farkları yönlendirilecek hesaplara otomatik kayıt oluşturacaktır. Bu işlem her ay sonunda yapılacaktır.

Mutabakat Hesaplarında ayrıca gerçekleşen kur farkı da kayıt altına alınır. Yapılan denkleştirme sonucunda gerçekleşen kur farkı carinin torba hesabı kullanılmadan ve ters kaydı atılmadan kur farkı karı-zararı hesabına atılır. Yurtiçi Müşteri ve Satıcı Hesaplarında oluşan bu (+) kur farkına fatura kesilir. Burada oluşan kur farkına KDV dahildir. Bu nedenle KDV ayırımı yapılmalıdır.(-) Kur Farklarında ise Müşteri/Satıcı’dan fatura istenecektir. Burada değerleme işlemi bitmiş olur ve artık bu kalem değerlemeye tabi olmayacaktır.

Özel Defteri Kebir (ÖDK)

Özel Defteri Kebir işlemleri defteri kebir hesaplarında izlenmeyen ve izlenmesine gerek olmayan ancak raporlama esnasında görülmesi istenilen ve özellik arz eden veriler olarak tanımlanabilir. Peşinatlar, çekler, teminat mektupları ve ipotekler ile ilgili işlemler ÖDK işlemlerine örnek gösterilebilir.

SAP’ de 3 ana defter vardır. Bunlar Müşteri (D), Satıcı (K) ve Duran Varlık (A) ‘dır. Yan defterde tanımlı olan mutabakat hesabından faklı bir hesapla işlem yapılması durumunda sınıflandırmayı sağlayıp farklı bir hesabı çalıştırmak için ÖDK kodları kullanılır.

Paralel Para Birimi

Paralel para birimleri sayesinde Yaratılan muhasebe belgelerinin görüntülenmesi aşamasında işlem para birimi baz alınarak, belge para birimi, paralel para birimleri ve şirket kodu para birimi (ulusal para birimi) seçenekleri ile inceleme yapmak mümkün olacaktır.

Şirket Kodu Para Birimi

SAP sistemine parasal olarak girilen her bir değer için her Şirket Kodu altında bir para birimin tanımlanmış olması gerekmektedir.

Şirket Koduna atanacak para birimi ulusal para birimi olmalıdır. Bunun yanında iki tane de yabancı para birimi R/3 sistemine tanıtılabilmektedir.

Kar Merkezi

Kar Merkezleri kendi masraf ve gelir dengesinden sorumlu ana verilerdir ve masraf /gelir ilişkili tüm kayıtlar istatistiksel muhasebe sistemi Kar Merkezi muhasebesine akar.

Hesap Planı

Hesap Planı muhasebe kayıtlarının etkin ve doğru bir şekilde izlenebilmesi amacı ile kullanılan bir sınıflama tablosudur.

SAP ‘de Hesap Planı, ana hesap yapısını ve bu hesaplara ilişkin temel bilgileri kapsayan bir varyanttır. Hesap Planı 4 karakterlik bir tanıtıcı ile tanımlanır. Ana hesap numaralarının uzunluğu 1 ile 10 basamak arasında olabilir. Her Şirket Koduna tayin edilmiş bir Hesap Planının olması gerekir. Bir Hesap Planına birden çok Şirket Kodu tayin edilebilir. R/3-CO modülü FI ile aynı Hesap Planını kullanır. SAP‘de Hesap Planı kırılım mantığı ile çalışmaz sadece alt hesaplar için işlevsel hesaplar açılabilir.

SAP ‘ de bir Şirket Koduna operasyonel Hesap Planı dışında 2 ayrı paralel Hesap Planı tayin edilebilir.

Hesap Planına ait tüm ana hesap ana verileri Hesap Planında yer alır. Öte yandan, Hesap Planı, yalnızca tüm ana hesapları içeren bir liste değildir. Hesap Planı, FI sisteminde ilgili ana verilere ilişkin olarak, Şirket Koduna bağlı olmayan, dolayısıyla merkezi olarak yönetilen bilgileri de içerir. Bu veriler, hesap türünü gösterir ve ana verilerin tanımlanmasını ve değiştirilmesini denetler (hesap grubu, örnek hesap).