21 Nisan 2010 Çarşamba

Müşteriler Muhasebesi

Müşteriler muhasebesi müşterilerin tüm muhasebe verilerinin kaydını tutar ve faturalama sürecinin yönetimine yardımcı olur. Müşteriler muhasebesi aynı zamanda satış yönetiminin bir parçasıdır.

Bu senaryo, müşterilere ilişkin muhasebe verilerinin müşteriler muhasebesine kaydedilmesiyle ilgilidir. Buradan, veriler müşteriye göre sıralanır ve satış ve dağıtım sistemi gibi diğer alanlarda kullanılabilir duruma getirilir. Verileri müşteriler muhasebesine kaydettiğinizde, sistem bir belge yaratır ve girilen verileri defteri kebire aktarır. Daha sonra defteri kebir (Kâr ve Zarar) hesapları ve müşteri hesapları, ilgili işleme (örneğin alacak, peşinat, alacak dekontu) göre güncellenir.

İşlev Listesi
Bu Building Block'u desteklemek üzere aşağıdaki işlevler sunulur:

Peşinat talebini kaydedin
Peşinatı manüel olarak kaydedin
Müşteri faturasını kaydedin
Fatura referansı ile alacak dekontu kaydedin
Manüel peşinat mahsuplaştırması
Ödeme programı kullanarak ödemeleri kaydetme
Manüel ödeme kaydetme
Müşteri hesaplarındaki açık kalemleri otomatik denkleştirme
Müşteri hesaplarındaki açık kalemleri manüel denkleştirme
Manüel hesap özeti işleme
Hesap özetini yeniden işleme
İhtar
Bakiye faizini hesaplama
Arızi kayıtlar
Kredi limiti belirleme
Kredi kontrol raporlaması

Ana Noktalar
Müşteriler muhasebesi satış yönetiminin de tamamlayıcı bir parçasıdır.
Müşteriler muhasebesindeki tüm kayıtlar doğrudan defteri kebirde de kaydedilir.
Ödeme programı doğrudan borçlandırmayı ve peşinatları otomatik olarak yürütebilir.

Defteri Kebir

Defteri kebir bir organizasyonun tüm işlemlerinin kaydını tutarak ve farklı muhasebe standartları için finansal raporlamalarla tüm muhasebe ihtiyaçlarını karşılar.
Defteri kebir, tüm ticari işlemlerin eksiksiz bir kaydı olarak görev yapar. Hesapların oluşturulması için merkezi, güncel bir referanstır. Fiili münferit işlemler, asıl belgelerin, münferit kalemlerin ve işlem rakamlarının çeşitli düzeylerde görüntülenmesi yoluyla her zaman gerçek zamanlı işlemede kontrol edilebilir.

İşlev Listesi
Bu Building Block'u desteklemek üzere aşağıdaki işlevler sunulur:

Defteri kebir hesabı belgelerini kaydetme
Yevmiye defterini görüntüleme
Defteri kebir bakiyelerini görüntüleme (liste)
Devamlı kayıtları yürütme
Hesap bakımı: Otomatik ve manüel denkleştirme

Ana Noktalar
Tüm ticari işlemlerin kaydı ile eksiksiz ve doğru muhasebe verileri sağlanır.

15 Nisan 2010 Perşembe

Üçüncü Tarafı Kullanarak Sipariş İşlemesi (Teslimat İhbarı ile)

Sipariş malı müşteriye teslim eden ve size fatura kesen üçüncü parti bir satıcıya yönlendirilir.
Üçüncü taraf sipariş işlemesinde, şirketiniz müşteri tarafından talep edilen kalemleri teslim etmez. Bunun yerine siparişi, daha sonra malları doğrudan müşteriye gönderen ve size faturalayan üçüncü taraf bir satıcıya iletirsiniz.

Standart müşteri siparişi, üçüncü taraf satıcı tarafından teslim edilecek malzemeler için otomatik olarak bir satınalma talebi yaratır.

Bu senaryoda, satıcı bir teslimat ihbarı gönderir. Daha sonra, istatistiksel mal girişi kaydedilir. Satıcıdan gelen fatura, faturalama miktarını günceller. Böylece müşteri faturalama belgesi yalnız satıcıdan gelen fatura girildikten sonra yaratılabilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:

Üçüncü taraf müşteri siparişi yaratılır ve satınalma talebi otomatik olarak üretilir
Tayin edilecek satınalma talepleri listesi görüntülenir.
Tayin edilen satınalma talepleri satınalma siparişlerine dönüştürülür
Satınalma siparişleri onaylanır
İstatistiksel mal girişi kaydedilir
Satıcı faturası kontrol edilir ve kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Stoku ve masrafları azaltma, verimliliği artırma
Müşteri ihtiyaçlarının harici satıcıya doğrudan aktarımı
Tedarikçi faturasındaki miktarlar temelinde satıcıdan müşteriye fatura
Malzeme açığına rağmen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması

Satış: Dönem Sonu Kapanış İşlemleri

Satış siparişleri ve fatura belgeleri muhasebeye doğru değer akışını sağlayacak şekilde dönem sonu kapanış işlemleri esnasında tamamlanmalıdır. Satış alanındaki ek raporlama ihtiyaçlarını da kapsar.

Bu senaryoda Satış ve Dağıtımdaki gün sonu kapanış aktiviteleri veya Intrastat ve Extrastat raporlaması gibi yasal şartlara benzer dönemsel aktiviteler kümesi açıklanmaktadır.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:

Bloke müşteri siparişleri gözden geçirilir
Eksik müşteri siparişleri gözden geçirilir
Teslimat için bloke edilen müşteri siparişleri gözden geçirilir
Teslimata hazır müşteri siparişleri gözden geçirilir
Toplu teslimat yaratma günlüğü gözden geçirilir
Eksik SD belgeleri gözden geçirilir
Mal çıkışı için yapılan teslimatlar gözden geçirilir
Faturalama için bloke edilen satış belgeleri gözden geçirilir
Faturalama iş listesi gözden geçirilir
Toplu fatura yaratma günlüğü gözden geçirilir
Bloke edilen faturalama belgeleri listesi gözden geçirilir
Intrastat / Extrastat yaratılır
Yarı mamul hesaplaması gerçekleştirilir (servis sağlayıcı)
Müşteri siparişlerinin masraf yüklemesi Kârlılık Analizine yapılır (servis sağlayıcı)

Ana Noktalar
Bu senaryo, Satış ve Dağıtımdaki tüm dönemsel aktivitelerin genel bakışını sağlar.

Müşteri Peşinatı ile Müşteri Siparişi İşlemesi

Peşinat ödemesi faizsiz, ürünün bitmesinden önce yapılır ve kısa-orta vadede nakit akışını temsil eder. Bu şirketin likit varlıklarını arttırır.

Faaliyet sırasında, özellikle sipariş üzerine üretim ortamında, genellikle mallar teslim edilmeden müşterilerden tutarın bir kısmını peşin ödemeleri istenir. Bu proses, peşinat için talep yaratmak, peşinatın alındığını kaydetmek, faturada belirtilen son tutarın alındığına dair bir makbuzun yanı sıra alınan peşinatı düştükten sonra son bir fatura yaratmak için kullanılır. Bu proses, faturalama planı işlevselliğini kullanır. Entegre proses, satış işlemleri ve mali işlemler arasında düzgün bir belge akışının yapılmasını sağlar.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Faturalama planına sahip müşteri siparişi yaratılır
Faturalama blokajı kaldırılır
Peşinat talebi yaratılır
Peşinat kaydedilir
Teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama blokajı kaldırılır
Faturalama yaratılır ve peşinat mahsuplaştırılır

Ana Noktalar
Sisteme entegre müşteri peşinatıyla müşteri siparişi işlemesi

Alacak Dekontu İşleme

Senaryoda eğer müşteriye fiyatlandırma, vergi oranı hatası veya atlanmış bir indirim nedeniyle fazla fatura kesilmişse müşteri hesabına alacak oluşturur. Alacak dekontu talebi sonraki işlemler için kontrol edilmek üzere bloke edilir.

Alacak dekontu prosesi, müşterinin fiyatlandırmada veya katma değer vergisi oranında yapılan bir hata sonucu olması gerekenden fazla faturalandığını belirlediğinizde müşteri hesabını alacaklandırmak için kullanılır. Fatura Düzetme Talebi alacaklandırılacak tutar ile yaratılır ve gözden geçirilmek üzere faturalama blokajına yerleştirilir. Daha sonra faturalamayla ilişkili olması ve faturalama iş listesinde görünmesi için onaylanması gerekir. Dönemsel faturalama prosesi müşteriye gönderilecek alacak dekontunu yaratır ve bir muhasebe belgesi kaydeder.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Müşteri siparişi yaratılır ve faturalama blokajı otomatik olarak tayin edilir.
Faturalama blokajı kaldırılır.
Faturalama yaratılır.

Ana Noktalar
Sisteme entegre alacak dekontu işlemesi

Borç Dekontu İşlemesi

Borç dekontu süreci bir müşteriye fiyat veya vergi oranlarından kaynaklı bir hata nedeniyle gerekenden az fatura kesildiğinde, müşteri hesabına borç yaratmak için kullanılır.
Borç Dekontu işlemesi, müşteriden fiyatlandırmada veya katma değer vergisi oranında yapılan bir hata sonucu olması gerekenden az bir ücret istendiğinin belirlenmesi durumunda kullanılır.

Fatura Artırım Talebi borçlandırılacak tutar ile yaratılır ve gözden geçirilmek üzere bir faturalama blokajına konulur. Daha sonra faturalamayla ilişkili olması ve faturalama iş listesinde görünmesi için onaylanması gerekir. Dönemsel faturalama prosesi müşteriye gönderilecek borç dekontunu yaratır ve bir muhasebe belgesi kaydeder.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Müşteri siparişi yaratılır ve faturalama blokajı otomatik olarak tayin edilir
Faturalama blokajı kaldırılır
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Sisteme entegre borç dekontu işlemesi

Siparişe Özgü Tedarik ile Depolanmayan Malzeme Kalemi Satışı

Stokta olmayan bir ürün için satış sürecini tarifler. Süreç satış siparişi ile ilgili mal alımını (satınalma talebinin otomatik oluşturulması) ve sipariş karşılamayı içerir.
Bu senaryoda, bir müşteri o anda stokta olmayan bir malzeme sipariş eder. Malzeme bu nedenle harici bir tedarikçiden tedarik edilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:

Müşteri siparişi yaratılır ve satınalma talebi otomatik olarak üretilir
Satınalma talebi satınalma siparişine dönüştürülür
Satınalma siparişi onaylanır
Mal Girişi kaydedilir
Teslimat yaratılır
Mal Çıkışı kaydedilir
Faturalama yaratılır
Satıcı faturası kontrol edilir ve kaydedilir

Ana Noktalar
Müşteri ihtiyaçlarının harici satıcıya doğrudan aktarımı
Malzeme harici satıcıdan satıcıya gönderilir. Satıcı tüm teslimat prosesinden sorumludur
Malzeme açığına rağmen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması

Üçüncü Tarafı Kullanarak Sipariş İşlemesi (Teslimat İhbarı Olmadan)

Sipariş malı müşteriye teslim eden ve size fatura kesen üçüncü parti bir satıcıya yönlendirilir. Satıcıdan gelen fatura müşteri fatura belgesini tetikler.

Üçüncü taraf sipariş işlemesinde, şirketiniz müşteri tarafından talep edilen kalemleri teslim etmez. Bunun yerine siparişi, daha sonra malları doğrudan müşteriye gönderen ve size faturalayan üçüncü taraf bir satıcıya iletirsiniz. Standart müşteri siparişi, üçüncü taraf satıcı tarafından teslim edilecek malzemeler için otomatik olarak bir satınalma talebi yaratır.
Satıcıdan gelen fatura, faturalama miktarını günceller. Böylece müşteri faturalama belgesi yalnız satıcıdan gelen fatura girildikten sonra yaratılabilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Üçüncü taraf müşteri siparişi yaratılır ve satınalma talebi otomatik olarak üretilir
Tayin edilecek satınalma talepleri listesi görüntülenir.
Tayin edilen satınalma talepleri satınalma siparişlerine dönüştürülür
Satınalma siparişleri onaylanır
Satıcı faturası kontrol edilir ve kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Stoku ve masrafı azaltma, verimliliği artırma
Müşteri ihtiyaçlarının harici satıcıya doğrudan aktarımı
Tedarikçi faturasındaki miktarlar temelinde satıcıdan müşteriye fatura
Malzeme açığına rağmen müşteri ihtiyaçlarının karşılanması

Olası Müşteri için Müşteri Siparişi İşlemesi

Müşteri hesabına bakmaksızın bir siparişi araştırmak için geçici müşteri ID'si olan bir müşteri kullanılır. Sipariş kaydedilebilir ancak geçerli bir müşteri seçilene kadar eksik olarak kalır.
Bu senaryoda, sipariş prosesinin başlangıcında mevcut olası müşteriye ilişkin müşteri ana verileri olmadan müşteri siparişi belgelerini işlersiniz.

Müşteri siparişini işleyen sorumlularınızın olası bir müşteri için siparişi incelemesi gerekiyorsa yapay bir müşteri kullanılır. Müşteri siparişi saklanabilir, ancak müşteri siparişine geçerli bir müşteri hesabı numarası girilene kadar eksik kalır. Bu işlev özellikle telefonla sipariş alan şirketler için faydalıdır.

Örneğin, olası müşteri arayıp bir katalog kalemine ilişkin fiyatlandırma ve bilgi talep eder. Sipariş işleyen, işlemin sonuna kadar hesap numarasına ihtiyaç duymadan tüm siparişi oluşturabilir. Ardından, satış çalışanınız müşteri ana verilerini yaratmak için gerekli olan verileri olası müşteriden isteyebilir ("Sayın Bay/Bayan, siparişiniz için teşekkürler. Siparişinizi yerine getirmemiz için bazı ek bilgilere ihtiyacımız var. Lütfen bana adınızı, adresinizi, vs. belirtin"). Müşterinin hesap numarası yaratıldıktan sonra müşteri siparişine tayin edilebilir ve yapay müşteri girişinin yerine kullanılabilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri siparişi varsayılan (yapay) müşteri numarası ile girilir
Malzeme numarası otomatik olarak belirlenir
Müşteri ana verileri yaratılır
Varsayılan (yapay) müşteri numarası geçerli müşteri numarası ile değiştirilir
Bir teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Müşteri hesap numarası olmadan müşteri siparişi işlemesi
Malzeme belirlemesi ile müşteri siparişi girişi

Müşteri Teklifi

Müşteri teklif talebine cevaben bir teklif oluşturulur. Müşteri daha sonra teklifi kabul veya ret edebilir.

Bu senaryoda standart müşteri teklifi prosesi açıklanmaktadır. Proses müşteriden bir teklif talebi (TT) alındığında başlar. Müşterinin teklif talebine cevap olarak SAP sisteminde bir teklif yaratılır. Daha sonra müşteri, teklifi kabul edebilir veya reddedebilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri teklifi yaratılır
Müşteri teklifi reddedilebilir veya müşteri siparişine aktarılabilir

Ana Noktalar
Bu faaliyet prosesi ile belirli ürün konfigürasyonunu ve miktarını, belirli zamanda ve fiyatta teslim edeceğinizi muhataplarınıza garanti edebilirsiniz
Müşteri siparişi işlemesi sırasında, satış çalışanı çeşitli satış işlevlerinden ve özel teklif işlevlerinden yararlanabilir

İadeler ve Şikayetler

Senaryo müşteri siparişi iade sürecini kapsar. Mallar geri iade edilir, kontrolün ardından stoğa geri kabul edilir veya hurdaya ayrılır. Alacak dekontu yaratılır ve müşteri hesabına işlenir.
Bu senaryoda müşteri siparişi iade işlemesi açıklanmaktadır.

Bu proses mallar için asıl faturaya referans ile iade müşteri siparişini başlatır. Bir RMA belgesi yazdırılır ve gelen mallara eklenerek müşteriye iletilir. Mallar geri sevk edilir, RMA'ya referanslı bir iade teslimatı yaratılır ve malzeme, iade stokuna alınır. İade stoku yeri MİP ile ilişkili olmayacak şekilde belirlenir. Mallar kontrol edilir ve stoka iade için seçilir veya ıskartaya çıkartılır. Faturalama çalıştırmasından bir alacak dekontu yaratılır ve müşteri hesabına kaydedilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir iade siparişi yaratılır
Bir iade teslimatı yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama (alacak) yaratılır

Ana Noktalar
Sisteme entegre Müşteri İadeleri ve Şikayetleri işlemesi

9 Nisan 2010 Cuma

Bedelsiz Teslimat

Bedelsiz ürün sevkiyatı sürecinde faturalama olmaksızın müşteri siparişi yaratılır, sevkiyat için mal çekilir, onaylanır ve müşteriye sevkiyat yapılır.

Bu senaryoda müşteriye bedelsiz mal sağlama prosesi açıklanmaktadır. Yaratılan tek müşteri siparişi türü faturalama ilişkili olmayandır. Sipariş, malların kullanılabilirliğine dayanarak teyit edilir. Ardından teslimat yaratılır; daha sonra mallar çekilir, teyit edilir ve müşteriye teslim edilir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri siparişi yaratılır
Bir teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir

Ana Noktalar
Sisteme entegre bedelsiz müşteri siparişi işlemesi

Stoktan Satış

Süreç müşteri siparişi yaratma, sevkiyat, çekme, mal çıkışı, faturalama gibi bir döngüdeki tüm adımları kapsar.

Bu senaryoda, bir müşteri ile standart satış prosesine (stoktan satış) ilişkin tüm proses sırası açıklanmaktadır. Faaliyet prosesi bir sipariş yaratılmasından, ödeme alındıktan sonra müşteri hesabının mahsuplaştırılmasına kadar olan tüm adımları kapsar.

Proses, bir müşterinin standart müşteri siparişinin yaratılması ile başlar. Müşteri ve malzemeye bağlı olarak sipariş girişi sırasında müşteri/malzeme fiyatlandırma, uygulanabilir indirimleri ekleme, malzeme kullanılabilirliğini kontrol etme ve müşterinin kredi tarihçesini kontrol etme gibi çeşitli özel olaylar ortaya çıkabilir.

Talep edilen depo yerinde yeterli malzemenin mevcut olup olmadığı kontrol edilir. Bu durum olanaklı değilse, stok hareketi gerçekleşir. Ardından, depo sorumlularının müşteriye sevkiyat için ürünü hazır etmeleri amacıyla çekme fişleri üretilir.

Çekildikten sonra, müşteri siparişi ve teslimat belgesi arasında fark olmadığından emin olmak için fiziksel olarak sevkiyatı yapılan miktarın sistemde kaydedilmesi gerekmektedir. Olası farklar da doğru kayıtlardan emin olmak için belgelenebilir.

Çekmeden sonra, depo sorumlusu sistematik olarak stoku devralır. Bu müşteriye sevk edilen fiziksel miktarın fiili olarak kaydedildiği anlamına gelir. Son olarak, satılan malların masrafları kaydedilir.

Stok devralındıktan sonra, teslimat faturalanabilir ve gelir, satılan malların masrafı ile birlikte yönetim muhasebesinde kaydedilir. Bu adım Satış ve Dağıtımda ticari işlemin sona erdiğini gösterir.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Bir müşteri siparişi girilir
Bir teslimat yaratılır
Mal çıkışı kaydedilir
Faturalama yaratılır

Ana Noktalar
Bir sipariş girildiğinde, bir kullanılabilirlik kontrolü yürütülür ve sevkiyat noktası otomatik olarak belirlenir
Faturalama belgesi yaratılır ve FI ve CO içine kayıtlar yapılır

Kredi Yönetimi

Kredi limit kontrolü ile müşterilerin satınalma işlemleri belli bir toplama ulaştığında bloke edilebilir, satınalmalara münferit sınırlandırmalar getirilebilir. Müşteri kredi profili görüntülenebilir.

Kredi limiti kontrolü satış belgeleri yaratıldığında veya değiştirildiğinde yürütülebilir. Kontrol bir kredi kontrol alanı içerisinde sistem tarafından yürütülür. Belgedeki miktarları veya değerleri değiştirdiğinizde kontrol yinelenir. Kredi kontrol alanı, bir veya birden fazla şirket kodunu içerir. Satış belgesi, satış organizasyonunun bir şirket koduna mahsuplaştırılmasına bağlı olarak tek bir kredi kontrol alanına aittir. SAP Sistemi müşteriye bu kredi kontrol alanında verilen kredi limitini kontrol eder. Kredi kontrol alanları ve müşterinin kredi limiti mali muhasebede tanımlanır ve müşteri ana verilerine girilir. SAP Sistemi kontrol sırasında bir satış belgesindeki her kalem için alacakları, açık kalemleri ve müşteri siparişinin net değerini toplar. Açık kalemler muhasebe amaçları için kaydedilmeyen, ancak çeşitli ticari işlemler sonucunda doğan giderleri içeren ve sözleşmeler ile bağlayıcı olan hesap yükümlülüklerini dikkate alır. Bunun ardından, kredi limiti ile toplam miktarı karşılaştırır. Limit aşıldığında, sistem konfigürasyon menüsünde tanımladığınz biçimde yanıt verir.

Bu çözümde otomatik kredi kontrolünü kullanıyoruz. Otomatik kredi kontrolü sırasında, sistem tepkisini konfigüre edebilirsiniz (A: uyarı, B: hata, C: A + kredi limitinin aşıldığı değer, D: B + kredi limitinin aşıldığı değer). Kredi limiti aşıldığında, C seçeneğini (uyarı + kredi limitinin aşıldığı değer) kullanırız.

Sistem, blokaja neden olan bilgiler ile birlikte teslimat için bloke edilen tüm satış belgelerinin listelenmesi için de işlem sağlar. Müşterinin cari kredi durumu kredi departmanı tarafından manüel olarak gözden geçirilir ve müşteri siparişi onaylandığında teslimat blokajı müşteri siparişinden kaldırılır. Listeden doğrudan münferit bir belgeye gidebilirsiniz.

İş Akışı
Bu senaryo aşağıdaki adımlardan oluşur:
Kredi limiti belirlenir
Bloke edilen müşteri siparişleri gözden geçirilir ve onaylanır

Ana Noktalar
Şüpheli alacak riskini azaltma
Güvenilir ve kârlı müşterilere odaklanma
Daha hızlı kredibilite kontrolü